Datenschutz-Hinweise für Umfragen mit Microsoft Forms
Wir informieren nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“.
„Microsoft Forms“ ist ein Tool innerhalb des von
FERIA e. V.
eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited.
Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft Forms nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden.
Die „Online-Service-Terms“ (OST), die Microsoft im Rahmen seiner Angebote zur Verfügung stellt, entsprechen den Anforderungen an einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für die USA ist ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden, der EU-US Data Privacy Framework (DPF). Die Microsoft Corporation hat sich nach dem DPF zertifiziert und verpflichtet, europäische Datenschutzgrundsätze einzuhalten. Darüber hinaus haben wir mit Microsoft als Anbieter der M365-Anwendungen einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission geschlossen und zusätzliche Maßnahmen vereinbart, auch wenn Datenflüsse aus Europa in die USA vertraglich nicht vorgesehen sind.
Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung
FERIA e. V.
Hauptstr. 61 – 2
71134 Aidlingen
Tel.: 07034/993086
E‑Mail: info@feria-aidlingen.de
Microsoft ist insoweit nur Auftragsverarbeiter. Soweit die Internetseite von Microsoft www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“ personenbezogene Daten verarbeitet oder Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Bereitstellung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft verwendet.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verwenden das Tool „Microsoft Forms“ für interne und externe Umfragen und Abfragen, wie z. B. Umfrage zum Bedarf an Ferienbetreuung.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Teilnahme an unseren Befragungen ist grundsätzlich freiwillig. Soweit durch die Teilnahme an der Befragung eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sollte kein Vertragsverhältnis bestehen, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.
Soweit Befragungen im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgen, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, erfolgt dies gemäß § 26 Abs.1 BDSG.
Empfänger der Daten und Übermittlung in ein Drittland
Die Formularbesitzer (Projektteam) haben Zugang zu Forms und können Umfragen, Formulare und Fragebögen allein oder mit anderen Formularbesitzern direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die einzigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft Forms grafisch aufbereitet und stehen dem Projektteam zur Verfügung. Bei der Verwendung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.
Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:
- Name, Vorname
- E‑Mailadresse
- Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Bevorzugte Sprache
- Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
- Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformationen und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.
Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält im Rahmen seiner Diensterbringung als Auftragsverarbeiter notwendigerweise Kenntnis von diesen Daten.
Dauer der Datenverarbeitung
Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.
Ihre Rechte
- Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten, Art. 15 DSGVO
- Berichtigung Ihrer Daten, 16 DSGVO
- Löschung, 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung, 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit, 20 DSGVO
- Widerrufsrecht, 7 DSGVO
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen
Sie haben zudem nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz- Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die zuständige Datenschutzaufsicht ist der
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541 – 0
E‑Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Aktualität dieser Datenschutzinformation
Diese Datenschutzinformation hat den Stand: 01.01.2025