Daten­schutz-Hin­wei­se für Umfra­gen mit Micro­soft Forms

Wir infor­mie­ren nach­fol­gend über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zusam­men­hang mit der Nut­zung von „Micro­soft Forms“.

„Micro­soft Forms“ ist ein Tool inner­halb des von

FERIA e. V. 

ein­ge­setz­ten Micro­soft 365 und ein Dienst der Micro­soft Ire­land Ope­ra­ti­ons Limited.

Bei der Nut­zung von Micro­soft Forms wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten über Sie ver­ar­bei­tet. Bit­te beach­ten Sie, dass die­ser Daten­schutz­hin­weis Sie nur über die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten durch uns infor­miert, wenn Sie gemein­sam mit uns Micro­soft Forms nut­zen. Falls Sie Infor­ma­tio­nen über die Ver­ar­bei­tung durch Micro­soft benö­ti­gen, bit­ten wir Sie, die ent­spre­chen­de Erklä­rung unter fol­gen­dem Link einzusehen:

https://​pri​va​cy​.micro​soft​.com/​d​e​-​d​e​/​p​r​i​v​a​c​y​s​t​a​t​e​m​ent

Die Daten von Nut­zern aus der Euro­päi­schen Uni­on wer­den in Rechen­zen­tren inner­halb des Euro­päi­schen Wirt­schafts­rau­mes (EWR) ver­ar­bei­tet. Den­noch kann es für die Erbrin­gung des Diens­tes sowie im Rah­men des Sup­port­es erfor­der­lich sein, dass Daten am Haupt­sitz von Micro­soft Inc. in den USA ver­ar­bei­tet werden.

Die „Online-Ser­vice-Terms“ (OST), die Micro­soft im Rah­men sei­ner Ange­bo­te zur Ver­fü­gung stellt, ent­spre­chen den Anfor­de­run­gen an einen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag nach Art. 28 Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO).

Für die USA ist ein Ange­mes­sen­heits­be­schluss der EU-Kom­mis­si­on vor­han­den, der EU-US Data Pri­va­cy Frame­work (DPF). Die Micro­soft Cor­po­ra­ti­on hat sich nach dem DPF zer­ti­fi­ziert und ver­pflich­tet, euro­päi­sche Daten­schutz­grund­sät­ze ein­zu­hal­ten. Dar­über hin­aus haben wir mit Micro­soft als Anbie­ter der M365-Anwen­dun­gen einen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag gem. Art. 28 DSGVO ein­schließ­lich der Stan­dard­ver­trags­klau­seln der Euro­päi­schen Kom­mis­si­on geschlos­sen und zusätz­li­che Maß­nah­men ver­ein­bart, auch wenn Daten­flüs­se aus Euro­pa in die USA ver­trag­lich nicht vor­ge­se­hen sind.

Daher kann grund­sätz­lich von einem ange­mes­se­nen Schutz­ni­veau bei der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch Micro­soft aus­ge­gan­gen werden.

Ver­ant­wort­lich für die Datenverarbeitung

FERIA e. V.
Haupt­str. 61 – 2
71134 Aidlingen

Tel.: 07034/993086
E‑Mail: info@​feria-​aidlingen.​de

Micro­soft ist inso­weit nur Auf­trags­ver­ar­bei­ter. Soweit die Inter­net­sei­te von Micro­soft www​.Office​.com bzw. „Micro­soft Forms“ per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet oder Coo­kies ein­setzt, ist Micro­soft für die Daten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­lich. Für die Bereit­stel­lung des Diens­tes Micro­soft Forms wer­den auf der Umfra­ge­sei­te Coo­kies von Micro­soft verwendet.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz bei Micro­soft fin­den Sie unter https://​pri​va​cy​.micro​soft​.com/​d​e​-​d​e​/​p​r​i​v​a​c​y​s​t​a​t​e​m​ent.

Zwe­cke der Datenverarbeitung

Wir ver­wen­den das Tool „Micro­soft Forms“ für inter­ne und exter­ne Umfra­gen und Abfra­gen, wie z. B. Umfra­ge zum Bedarf an Ferienbetreuung.

Rechts­grund­la­ge der Verarbeitung

Die Teil­nah­me an unse­ren Befra­gun­gen ist grund­sätz­lich frei­wil­lig. Soweit durch die Teil­nah­me an der Befra­gung eine Ein­wil­li­gung erteilt wird, ist die Rechts­grund­la­ge Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Per­son). Eine erteil­te Ein­wil­li­gung kann jeder­zeit mit Wir­kung für die Zukunft wider­ru­fen werden.

Soll­ten Umfra­gen für die Anbah­nung und/​oder Erfül­lung von Ver­trä­gen erfor­der­lich sein, erfolgt die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soll­te kein Ver­trags­ver­hält­nis bestehen, kön­nen Umfra­gen auch zur Wah­rung unse­rer berech­tig­ten Inter­es­sen an einer effek­ti­ven Pla­nung und Durch­füh­rung von Pro­jek­ten und Pro­zes­sen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfor­der­lich sein.

Soweit Befra­gun­gen im Rah­men eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfol­gen, die zur Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich sind, erfolgt dies gemäß § 26 Abs.1 BDSG.

Emp­fän­ger der Daten und Über­mitt­lung in ein Drittland

Die For­mu­lar­be­sit­zer (Pro­jekt­team) haben Zugang zu Forms und kön­nen Umfra­gen, For­mu­la­re und Fra­ge­bö­gen allein oder mit ande­ren For­mu­lar­be­sit­zern direkt erstel­len und ver­tei­len. Sie sind auch die ein­zi­gen Emp­fän­ger der Ant­wor­ten. Die­se wer­den in Micro­soft Forms gra­fisch auf­be­rei­tet und ste­hen dem Pro­jekt­team zur Ver­fü­gung. Bei der Ver­wen­dung von „Micro­soft Forms“ wer­den ver­schie­de­ne Arten von Daten ver­ar­bei­tet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestell­ten und beant­wor­te­ten Fra­gen sowie einem even­tu­el­len Upload von zusätz­li­chen Diens­ten ab.

Grund­sätz­lich han­delt es sich dabei um fol­gen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten:

  • Name, Vor­na­me
  • E‑Mailadresse
  • Pro­fil­bild (optio­nal, wenn in Micro­soft 365 hinterlegt)
  • Bevor­zug­te Sprache
  • Sta­tus (optio­nal, wenn in Micro­soft 365 hinterlegt)
  • Datum und Uhr­zeit der Öff­nung des Fragebogens
  • Datum und Uhr­zeit der Absen­dung der Antwort

Wenn Sie an einer anony­men Umfra­ge teil­neh­men, ent­hält Ihre Ant­wort kei­ne Kon­takt­in­for­ma­tio­nen und kann nicht zu Ihnen zurück­ver­folgt werden.

Der Anbie­ter von „Micro­soft Forms“ erhält im Rah­men sei­ner Dienst­er­brin­gung als Auf­trags­ver­ar­bei­ter not­wen­di­ger­wei­se Kennt­nis von die­sen Daten.

Dau­er der Datenverarbeitung

Die Daten aus Umfragen/​Formularen/​Fragebögen (Fra­gen und Ant­wor­ten) wer­den in der Micro­soft Cloud gespei­chert und von dort durch das Pro­jekt­team abge­ru­fen. Sofern kei­ne betrieb­li­che Not­wen­dig­keit, gesetz­li­che Ver­pflich­tung oder ein beson­de­res betrieb­li­ches Inter­es­se an einer dau­er­haf­ten Spei­che­rung besteht, wer­den alle Anga­ben nach Zweck­weg­fall inner­halb eines Jah­res gelöscht.

Ihre Rech­te

  • Aus­kunft über Ihre bei uns gespei­cher­ten Daten, Art. 15 DSGVO
  • Berich­ti­gung Ihrer Daten, 16 DSGVO
  • Löschung, 17 DSGVO
  • Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung, 18 DSGVO
  • Daten­über­trag­bar­keit, 20 DSGVO
  • Wider­rufs­recht, 7 DSGVO

Sofern die Ver­ar­bei­tung von Daten auf Grund­la­ge Ihrer Ein­wil­li­gung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berech­tigt, die Ein­wil­li­gung in die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten jeder­zeit zu wider­ru­fen. Bit­te beach­ten Sie, dass der Wider­ruf erst für die Zukunft wirkt. Ver­ar­bei­tun­gen, die vor dem Wider­ruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen

Sie haben zudem nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der zustän­di­gen Daten­schutz- Auf­sichts­be­hör­de über die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu beschwe­ren. Die zustän­di­ge Daten­schutz­auf­sicht ist der

Lan­des­be­auf­trag­te für Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­frei­heit Baden-Württemberg
Post­fach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541 – 0
E‑Mail: poststelle@​lfdi.​bwl.​de

Aktua­li­tät die­ser Datenschutzinformation

Die­se Daten­schutz­in­for­ma­ti­on hat den Stand: 01.01.2025